Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con qué base legal, con quién los compartimos y qué puedes hacer al respecto. Está escrita para que se entienda; si algo no queda claro, escríbenos a privacy@zenfisk.com.
Quién es responsable
Silatek SLU (NRT L-713544-Y), cuyos datos completos figuran en el aviso legal. Contacto en materia de protección de datos: privacy@zenfisk.com.
Dos papeles distintos
Como responsable del tratamiento tratamos los datos de tu cuenta: tu nombre, tu correo electrónico, tu idioma, tus datos de acceso, tu actividad en el servicio y los datos de facturación de tu suscripción.
Como encargado del tratamiento tratamos los datos personales que tú introduces en la aplicación sobre terceros: tus clientes, tus proveedores y las personas de contacto que aparecen en tus facturas y documentos. De esos datos el responsable eres tú; nosotros solo los tratamos siguiendo tus instrucciones, que son las que das al usar la aplicación. Las condiciones están en el acuerdo de encargado de tratamiento.
Qué datos tratamos y para qué
| Categoría | Para qué | Base legal |
|---|---|---|
| Datos de cuenta: nombre, correo, idioma, contraseña cifrada | Crear y mantener tu acceso, autenticarte y comunicarnos contigo | Ejecución del contrato |
| Datos fiscales de tu negocio: denominación, identificador fiscal, domicilio, territorio | Emitir documentos válidos y remitirlos a la administración cuando corresponda | Contrato y obligación legal |
| Contenido que introduces: facturas, presupuestos, clientes, proveedores, documentos de gasto y archivos | Prestarte el servicio | Contrato (como encargado) |
| Aceptaciones de presupuestos: si un cliente tuyo acepta un presupuesto desde el enlace de su email, su nombre y su cargo, la imagen de su firma si la dibuja (sin la presión ni los tiempos del trazo), la fecha y la hora, su dirección IP, su navegador y el texto que aceptó | Guardar por cuenta tuya, como prueba, que tu cliente aceptó el presupuesto | Contrato (como encargado) |
| Datos bancarios: los movimientos del extracto que subes. Si en el futuro conectas tu banco, también la identificación de la cuenta y los saldos, en modo lectura | Conciliar tus movimientos con tus facturas y gastos | Ejecución del contrato; para la conexión automática, tu consentimiento |
| Datos de uso y seguridad: último acceso, registro de acciones, dirección IP | Seguridad, prevención del fraude, soporte y trazabilidad | Interés legítimo en la seguridad |
| Mensajes que nos escribes desde la app («Escríbenos») y lo que nos contestas, por la app o por correo, con nuestras respuestas y lo que acompaña a tu primer mensaje (negocio, pantalla, versión de la app, idioma, navegador y el código del último error) | Atenderte y resolver lo que nos cuentas | Ejecución del contrato |
| Datos de facturación de la suscripción | Cobrarte y cumplir nuestras obligaciones contables y fiscales | Contrato y obligación legal |
| Visitas a zenfisk.com: páginas vistas, página de procedencia, navegador, sistema, tipo de dispositivo, tamaño de pantalla, país y ciudad aproximados, tiempos de carga y clics en algunos botones | Medir la audiencia de la web con estadísticas propias y sin cookies (Umami, en nuestros servidores) | Interés legítimo |
Datos de tarjeta: no los tratamos ni los almacenamos. El pago se procesa íntegramente en el entorno seguro de la pasarela.
Lo que no hacemos
- No vendemos tus datos ni los cedemos a terceros para sus propios fines.
- No los usamos para publicidad, ni propia ni de terceros.
- No elaboramos perfiles con fines comerciales ni tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti.
- No usamos tus documentos ni tus datos para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros.
Dónde se procesan tus documentos
Cuando subes una factura o un ticket, el documento se procesa con modelos de lenguaje y de visión que se ejecutan en infraestructura propia de Silatek SLU. Tus documentos no se envían a proveedores externos de inteligencia artificial, salvo lo que adjuntas a Kala cuando el titular de la cuenta ha activado un modelo premium (lo explica el apartado siguiente). El procesamiento se realiza únicamente para extraer los datos del documento y devolvértelos en la ficha del gasto.
Nuestro servicio de inteligencia artificial no conserva los documentos: los borra al terminar de leerlos. El texto de cada petición y lo leído se guardan 30 días para diagnosticar errores, y después se borran.
El asistente Kala
Kala funciona con un modelo de inteligencia artificial que se ejecuta en infraestructura propia de Silatek SLU: lo que le escribes o le dictas, lo que le adjuntas, los datos que consulta para contestarte y los mensajes de tus clientes que le pides traducir en Mensajes no salen de ella. Si el titular de la cuenta activa un modelo premium (Manta o Delfín), esos mismos datos se envían a Anthropic, PBC (Estados Unidos), que los trata por cuenta nuestra solo para generar las respuestas y las traducciones: no los usa para entrenar sus modelos y los borra en un plazo de 30 días, salvo que deba conservarlos más tiempo por ley o para investigar un uso indebido. El titular puede volver al modelo incluido en cualquier momento. El idioma de los mensajes que te escriben tus clientes lo detecta siempre el modelo incluido, en nuestra infraestructura, para ofrecerte la traducción.
Tu banco: qué pasa exactamente
La conexión automática con tu banco todavía no está disponible: hoy los movimientos entran desde el extracto que tú mismo subes. Cuando se active, el acceso se realizará a través de Enable Banking Oy, proveedor de servicios de información sobre cuentas (AISP) autorizado en el marco de la directiva europea de servicios de pago (PSD2), con estas condiciones:
- El acceso es de solo lectura: podemos ver movimientos y saldos, nunca ordenar pagos.
- La autorización la das tú, en tu propio banco, con los métodos de seguridad de tu banco.
- Nunca tenemos tus credenciales bancarias.
- La autorización caduca periódicamente conforme a la normativa y hay que renovarla.
- Puedes revocarla en cualquier momento desde la aplicación o desde tu banco.
La conciliación propone coincidencias entre movimientos y documentos: la confirmación es siempre tuya.
Con quién compartimos datos
Solo con los proveedores imprescindibles para prestar el servicio, y únicamente con el alcance necesario. La lista completa y actualizada está en Subencargados y transferencias. Además, podremos comunicar datos cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.
Dónde se alojan los datos
Los datos se alojan en servidores propios de Silatek SLU, en Andorra.
El Principat d'Andorra cuenta con decisión de adecuación de la Comisión Europea, lo que permite la transferencia de datos personales desde el Espacio Económico Europeo sin garantías adicionales. Los proveedores situados fuera del EEE y de un país con decisión de adecuación están en Estados Unidos: Postmark, Namecheap, Cloudflare y, para las cuentas con un modelo premium de Kala, Anthropic. Esas transferencias se amparan en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, incluidas en sus acuerdos de tratamiento de datos, y, en el caso de Postmark y Cloudflare, también en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
Cuánto tiempo conservamos los datos
- Datos de cuenta y contenido: mientras mantengas tu cuenta activa.
- Mensajes que nos escribes desde «Escríbenos» y nuestras respuestas: mientras exista tu cuenta.
- Tras la baja: conservamos tus datos durante 30 días para permitirte recuperar la cuenta, y después los eliminamos o anonimizamos, salvo lo indicado abajo.
- Documentos y datos con plazo legal: la documentación fiscal y contable está sujeta a plazos legales de conservación en tu jurisdicción, que pueden llegar a siete años o más. Mientras esos plazos estén vigentes, la conservación es una obligación, no una decisión nuestra.
- Registros de seguridad y de actividad: los inicios de sesión y los accesos de soporte, 24 meses; el historial de cambios, mientras existan los datos a los que se refiere.
- Datos de facturación de tu suscripción: el plazo que nos exija la normativa contable y fiscal andorrana.
- Estadísticas de visitas a zenfisk.com: 25 meses.
Tus derechos
Puedes ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar los consentimientos que hayas prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.
Para ejercerlos, escribe a privacy@zenfisk.com indicando qué derecho quieres ejercer. Podremos pedirte que acredites tu identidad. Responderemos en el plazo legalmente previsto. Algunos derechos los puedes ejercer tú mismo desde la aplicación: descargar todo tu histórico en cualquier momento (portabilidad) y solicitar la eliminación de tu cuenta.
Si consideras que no hemos atendido debidamente tu solicitud, puedes reclamar ante la Agència Andorrana de Protecció de Dades (APDA) y, si resides en la Unión Europea, ante la autoridad de control de tu país.
Seguridad
- Todos los documentos que subes se almacenan cifrados, cada fichero con su propia clave.
- Las contraseñas se guardan con funciones de derivación de clave, nunca en claro.
- El acceso al servicio se realiza siempre sobre conexiones cifradas.
- Toda acción relevante sobre tu cuenta queda registrada con su autor y su fecha.
- El acceso de nuestro personal de soporte a tu cuenta queda registrado y es visible para ti en el registro de actividad de tu propia cuenta.
Ninguna medida elimina el riesgo por completo. Si se produjera una violación de seguridad que suponga un riesgo para tus derechos, te lo comunicaremos conforme a la normativa aplicable.
Menores
El servicio está dirigido exclusivamente a profesionales y empresas. No está dirigido a menores de edad y no recabamos conscientemente sus datos.
Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política. Si el cambio es sustancial te avisaremos con antelación razonable por correo electrónico o desde la propia aplicación.
¿Dudas sobre este documento? Escríbenos a privacy@zenfisk.com.